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Amélioration de votre rendement grâce à la digitalisation
La dématérialisation, de quoi s’agit-il ?
Ne vous y trompez pas, dématérialiser pour automatiser n’implique absolument pas de remplacer l’intervention humaine par la machine. Gardons loin de nous ces stéréotypes trompeurs et comprenons ensemble de quoi il s’agit réellement.
La dématérialisation consiste à remplacer les supports d'informations matériels par des fichiers numériques en transférant les données du support matériel (souvent papier) à un support numérique à partir d’un système d’information.
Numériser des documents signifie créer un fichier numérique à partir d’un document original au format papier. Il ne s’agit donc pas seulement de « numériser » ou « scanner » un document, la dématérialisation s’intéresse à un processus complet intégrant :
- la numérisation
- le travail collaboratif
- la gestion automatisée
- le partage d’information
Qu’en est-il de la sécurité ?
Les entreprises conservent encore les versions papiers de leurs documents :
- Par peur du vol d’information
- Par peur de l’espionnage
- Par facilité imaginant que cela est plus facile
- Restreindre au maximum l’accès aux données sensibles
- Former les utilisateurs aux logiciels
- Mettre régulièrement à jour vos logiciels
- Sauvegarder des copies de tous vos fichiers (clouds, services extérieurs)
Cependant, le risque de piratage peut être limité grâce à des logiciels de protection et l’archivage électronique sécurisé qui limite les actions des utilisateurs concernant les données. En outre, la gestion physique est plus fastidieuse et entraine plus de risques d’erreurs que la gestion automatisée.
Il faut également suivre certaines règles comme :
Notons toutefois que le risque zéro en sécurité n’existe pas ; il faut adopter et améliorer constamment les règles de sécurité.
Pourquoi dématérialiser ?
- Réduire les coûts liés à l’achat de papier, d’encre, d’imprimante, de SAV ou même de location d’imprimante.
- Rendre fiable les données : traçabilité de qui a eu accès aux documents, qui les a modifiés et quand.
- Modifier à distance les documents à n’importe quel moment de la journée, du moment que l’accès y est autorisé.
- Donner un accès rapide aux données : les documents sont archivés. L’accès est donc simple et rapide.
- Protéger la planète : préservation des forêts et de surcroît de la couche d’ozone.
- Valoriser votre image auprès de vos clients, de votre communauté qui voient que vous vous engagez dans une démarche éco-responsable.
- Libérer les espaces de travail ou gagner de la place dans vos archives “physiques”, vos bureaux.
La digitalisation en interne
La dématérialisation s’accompagne de la Gestion Electronique des Documents (GED), qui passe par la numérisation.
Elle implique une gestion automatisée des taches dans les différents département de l’entreprise : Achats, Inventaires, Comptabilité, Production, Vente etc.
Mais aussi le travail collaboratif et la gestion des interactions verticales et horizontales au sein de l’entreprise.
La digitalisation en externe
La dématérialisation va de pairs avec la digitalisation.
Il s’agit alors de communiquer sur des supports digitaux qui permettent de gagner du temps et réduire les charges liées aux impressions et à la logistique.
Les supports digitaux permettent alors d’établir une communication directe et personnalisée avec sa cible ; et ainsi améliorer le rendement des actions de communication.
Nos Solutions
DIGISPACE vous offre des solutions taillées à la mesure de votre activité, pour la plus grande satisfaction de vos besoins en dématérialisation des activités internes et externes de votre structure.
Gestion électronique des documents
Nous vous accompagnons dans la numérisation et la gestion de vos documents d'entreprise, afin d'en faciliter le suivi et en améliorer la sécurité.
Gestion Automatisée des Fonctions de l'Entreprise
Prenez le contrôle à distance et pilotez votre activité sur chaque fonction de votre entreprise.
Travail collaboratif
Améliorez l'implication de vos collaborateurs en intégrant des solutions sur mesure pour le partage de données et la collaboration en temps réel sur les différents projets de l'Entreprise.
Création de vos contenus visuels
Votre image se construit principalement au travers de votre identité visuelle. Mettez-la en valeur.
Création de votre site Web interactif
Rendez-vous visibles sur la toile Internet et faites connaître votre activité auprès de vos clients actuels et potentiels.
Communication Directe
Générez des messages personnalisés, rapidement et efficacement vers une cible qualifiée.
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